Legutóbb megkérdeztelek titeket a LinkedIn-en, hogy átlagosan ki hány e-mailt kap egy nap. Itt találjátok részleteiben az eredményt. 60 % felett van azoknak az aránya, akik 25-nél több levelet kapnak egy nap és 35 % felett, akik 50-nél több bejövő levelet kezelnek egy nap.

Hatalmas mennyiségű e-mail forgalmat kezelünk egy nap.

Ráadásul évről évre folyamatosan nő, annak ellenére, hogy egyre jobban terjednek a chat alkalmazások is. Amíg 2017-ben 269 millió, addig 2021-ben már 319 millió e-mail váltást bonyolítottunk le, 2025-re pedig várhatóan 376 millióra emelkedik ez a szám. 

Céges levelezés esetén a levelek túlnyomó többsége egy adott ügyfélhez vagy egy konkrét projekthez kötődik, melyekkel ráadásul több kolléga is foglalkozik, hiszen a kollégák együtt dolgoznak a projekteken, a folyamatok egymásra épülnek. A marketing a lead-ek kezelésénél, az értékesítés az eladás során, a szakmai kollégák a leszállítás során, de a pénzügy is ugyanazokkal az ügyfelekkel foglalkozik a számlázás során.

Ezért aztán az e-mail-ek egy része másolatban, titkos másolatban érkezik, vagy nem érkezik meg hozzánk, a szükséges információ pedig könnyen elveszik.

Az e-mailekkel töltött idő, főleg amikor bogarászni kell a direkt, vagy másolatban érkezett levelek között és utána kell menni az információnak, amelyek egyébként egy ügyfélhez vagy projekthez tartoznak, jelentős stressz kiváltó tényező. 

A jobbik eset az, amikor alaposak vagyunk és nyomozunk az információk után, ugyanakkor azt tapasztalom, hogy sok cégnél ez elmarad, és ebből számos kellemetlenség adódik. 

Ráadásul nem csak az ügyfélélmény veszik el ilyenkor. A kollégáknak is kellemetlen, amikor kiderül, hogy olyan dolgokra kérdeztek rá, amiket tudniuk kellett volna, de az is gond, ha egyszerűen csak feleslegesen dolgoztak, mert nem jutottak el hozzájuk az információk.

Hogy szüntesd meg az e-mail-ek közötti bogarászást és biztosítsd, hogy a szükséges információ eljusson a megfelelő helyre?

I. megoldás: Használj olyan rendszert, mint például a Pipedrive, ami automatikusan felfűz minden releváns e-mailt az adott ügyfél, vagy téma adatlapjára. Így amint elkezdesz foglalkozni egy adott feladattal, azonnal látod a feladatkezelőben a hozzá kapcsolódó korábbi levelezést is. Ráadásul amikor az adott feladathoz tartozó ügyfélnek szeretnél levelet küldeni, el sem kell hagynod a feladatkezelőt, hiszen ott megírhatod azt, nem kell kikeresni az ügyfél e-mail címét sem.

Ezzel nem váltod le a levelező rendszered, csak kiegészíted azt. Megadod azt az opciót, hogy a feladatkezelődből is küldhess közvetlenül leveleket.

Amennyiben ilyen szinten kapcsolod össze a levelezési fiókodat a feladatkezelővel, CRM rendszereddel, akkor persze a bejövő e-mail-ek is automatikusan bekerülnek az ügyfél és az aktuális téma, projekt, ügylet adatlapjára.A Pipedrive a kezedre játszik, a konkrét feladat elvégzéséhez szükséges valamennyi információt azonnal biztosítja, melynek egyik fontos eleme a levelezés.

II. megoldás: Hozz létre e-mail sablonokat és automatizáld az e-mail forgalmat! Nézd vissza ez elmúlt hét levelezését, és keress ismétlődő témákat, amikre sablonokat hozhatsz létre. Amikor megírsz egy e-mail-t a Pipedrive-ban, legörgethető menüből választhatod ki a sablont, és ha szeretnéd, a rendszer ki is tölti például a megszólítás mezőt, vagy feltölti azt a kapcsolódó üzletnél tárgyalt termékekkel. Létrehozhatsz automatikus e-mail értesítéseket például a szakmai kollégák és az ügyfél összekötésére, projekt státusz értesítésekre, ügyfélelégedettségi kérdőív kiküldésére.

Amennyiben így teszel, akkor:

• Megszüntetted a levelek közötti felesleges bogarászással eltöltött időt.
• Nem kell ugrálnod a levelezőrendszer és a feladatkezelő rendszer között, mert azon belül is elküldheted a levelet.
• E-mail sablonokat hoztál létre az ismétlődő témákhoz.
• Az e-mail sablonokat automatikusan kitölti a rendszer például a megszólításban, vagy a témához kapcsolódó termékadatokkal.
• Nem csak feltölti a rendszer az e-mailt adatokkal, hanem automatikusan ki is küldi azt. Ez nagyon hasznos például projekt státusz értesítések esetén, lezárt projektek, leszállított munkák után az ügyfélelégedettségi kérdőív kiküldésére. De az új ügyfél értesítésére, a szakmai kollégák és az ügyfél összekötésére is alkalmazható.

A fentiekre én 2016 óta napi szinten a Pipedrive-ot használom, ami a nemzetközi felhasználói értékelések szerint is a legkönnyebben használható rendszer. 

Ez azért fontos, mert nem csak a használata intuitív, hanem az adminisztrálása is egyszerű, tehát könnyen az újabb és újabb igényekhez igazíthatod, akár külön szakember bevonása nélkül.

Számos szoftvermegoldás, így a Pipedrive is lehetőséget biztosít arra, hogy az elküldött leveledről értesítést kapj, ha azt megnyitották. A chat-es alkalmazásoknál ez már megszokott, a levelezésnél még újdonságnak számít. Nem csak arról kérhetsz értesítést, hogy megnézték-e és mikor a leveledet, hanem hogy az abban lévő linkek közül melyekre kattintottak rá. Igen, ez már a közönséges levelezésnél is egy elérhető funkció.

Amennyiben vállalatirányítási rendszert használtok és a fenti funkciókat nem tudja a szoftver, akkor ellenőrizd, hogy az ERP-nek a CRM modulját bevezettétek-e vagy sem. Sok esetben sajnos ez a modul kimarad. A modern CRM moduloknál a fentiek alap elvárásként működnek. Amennyiben nehézkesnek érzed a meglévő vállalatirányítási rendszer CRM moduljának a használatát, akkor a rendszereddel integrálhatod is a Pipedrive-ot. A Pipedrive könnyen kapcsolható össze meglévő vállalatirányítási rendszerekkel az ügyfélmenedzsment funkcióik ellátására.

A Pipedrive egyéb esetben egy All-In-One CRM rendszerként a leadgenerálástól, azok osztályozásán át, az ajánlatok kezelésén keresztül, akár egészen a leszállítás folyamatáig támogatja a cégeteket.

Amennyiben érdekes számodra a Pipedrive, további információt ezen a linken találsz, illetve fordulj hozzám bizalommal.

#Emailkezelés #Automatizálás#Ügyfélélmény #1CRM#Pipedrive #SalesandWorkFlow